非营利组织的提案请求 (RFP) 流程的 6 个提示
文章
通过汤姆舒尔特
2021 年 10 月 13 日

非营利组织的提案请求 (RFP) 流程的 6 个提示

作为一个 非营利组织 组织,您可能在过去一年半的时间里在极度动荡的时期竭尽全力为您的成员服务,现在您可能正在查看一份延期任务清单。其中一项可能是常规的 CPA 公司建议书 (RFP)。 

很多组织都在期盼他们的财政年度结束,开始问自己问题,例如他们的会计师事务所是否带来了在大流行最严重时期所需的额外资源?公司是否为新问题提供了新的【关键词】?该公司是否很好地掌握了联邦 COVID 救济计划和宽恕之路? 

如果您对这些问题中的任何一个的回答是“否”,则可能是开始 RFP 流程的时候了。以下是管理流程的六个技巧——有些是永恒的,有些则是针对我们现在所处的世界。

1. 坚持使用数量可控的专家。

一个 RFP 流程,如果做得好,将需要大量的时间投资。向四家以上的公司发送 RFP 将导致更大的投资,可能是不必要的。 

许多注册会计师事务所涉足为非营利组织服务,因为审计工作可以很好地适应通才事务所的停工期。寻找明确声明他们是服务于您的利基市场的专家的公司。如果该公司的网站提供非营利性特定资源,并且该公司属于相关贸易组织,则这是一个好兆头。 

问问周围。董事会、其他会员组织、银行家、律师、投资专家和保险专家通常可以为您提供良好的指导。

2. 概述您的特定需求。

许多非营利组织需要一家公司来帮助他们实现下一个增长水平。有些人更喜欢一家成员或银行认可的公司,或者可以满足审计和税收要求之外的需求,或者提供较低的费用。 

对于对您而言重要的事物以及您正在寻求的事物,不要害羞。在开始 RFP 流程之前弄清楚您的首要问题将为您节省宝贵的时间,并将帮助您和您的团队与潜在公司进行更直接的讨论。

3. 包括基本问题,以帮助将您的名单缩小到具有最高价值的公司。

您的 RFP 应包括标准问题,让您了解所需的基本背景以及与项目相关的基本问题。许多在线资源提供了您可能希望向潜在公司提出的问题,但不要只是剪切和粘贴他们的建议——根据您组织的特定要求定制您的 RFP。您应该考虑的一些领域是:

  • 商誉.您的会计师事务所的抬头是财务报表的读者首先会看到的东西,因此公司的声誉直接影响您的组织。关于公司规模、价值、增长、管理(尤其是在困难时期)、保险范围、财务稳健性、诉讼历史、满意度调查结果、同行评审的问题——这些都是公平的游戏。
  • 人民.虽然您可以聘请一家公司,但其员工是您的日常联系人,您需要了解他们。他们的教育和专业背景是什么?一旦他们雇用他们,公司如何留住他们?他们的非营利经验是什么?
  • 审计和税务以外的服务.对您来说,是否必须拥有不止一家审计/税务注册会计师事务所?您是否希望公司稍后提供其他服务?询问该公司在大流行初期混乱的情况下如何帮助其客户。他们是否能够立即采取行动来满足一系列突如其来的新需求?
  • 费用.从现在开始,你会得到镍和硬币吗?公司对临时咨询的计费政策是什么?即使您要求支付固定费用,您应该预期的附加费用是多少?
  • 非常规问题.如果你问你潜在的会计师事务所标准问题,你会得到标准答案。走出盒子。尝试诸如“我们正在与您的两个竞争对手交谈,是什么让您与众不同?”之类的问题。 “贵公司的价值是什么,这如何明显?” “什么对你来说是一个好客户?”答案将揭示一家公司将您视为重要的新客户,而不是只付出最少努力的公司。
  • 参考.每【关键词】都要求他们,但没有人打电话给他们。点对点对话可能会提出您可能希望进一步调查的要点。并且不要局限于列出的参考资料——如果您知道使用该公司的同行,请联系他们。
  • 虚拟能力.关于如何进行审计和税务服务的问题从未如此重要。即使您的团队在办公室,您潜在的会计师事务所也可能不在(反之亦然)。查询。询问公司的员工是否在远程工作,以及远程协作如何影响您的审计和税务流程。公司使用什么技术?如何处理通常需要亲自出席的服务?通过询问公司及其推荐人,了解他们的虚拟方法有多成功。

4. 让所有参与者都清楚提案和选择过程。

提案公司可能已经为您的提案花费了一周多的时间。善待他们——让他们知道接下来会发生什么以及期望是什么(例如,是否会有额外的面试?你什么时候做出决定?)。定义一个清晰的时间表对所有人都有帮助。

5. 在潜在公司的团队成员开始推销之前,花时间与他们交谈。

关系至关重要,从提案流程开始。投入额外的 30 分钟与提议的团队进行热情的会面和问候,然后再开始他们的提议。它有助于为一段美好的关系奠定基础,提出更好的建议,并让您了解将为您服务的人。记住——这只是你 30 分钟的时间,而公司可能会花费 12-20 个小时来整理你的提案。

6. 通过确保您的团队跟上您的虚拟会议【关键词】的速度来避免技术困难。

通常,有一个与审计委员会的面谈过程。 Zoom 和其他平台使虚拟环境变得更容易,但要顺利进行这些采访仍然很棘手。考虑以下技术步骤:

  • 不要假设您的审计委员会成员之前使用过 Zoom、Webex 或 Microsoft Teams,并确保他们有足够的连接。如果您认为使用这些平台之一的每【关键词】都会出现问题,您可能需要设置电话。
  • 确保您了解如何允许主讲 CPA 共享他们的屏幕,以便可以轻松查看随附的 PowerPoint 或其他演示文稿。
  • 使用您平台的“全部静音”功能,可以让噪音分散的与会者安静下来。
  • 使用等候室功能,这样下一家公司就不会无意中加入另一家公司的介绍或审计委员会的汇报。
  • 如果您没有 Zoom 帐户,请确保演示不超过免费群组通话的时间限制。

强大的 RFP 流程将帮助您找到满足组织需求的最佳合作伙伴。这六个技巧是开始建立您的非营利组织的好地方,以成功而简化地通往一家优秀的 CPA 公司。

要了解更多信息或有任何疑问, 联系我们的非营利团队.

【关键词】

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