将非营利资助和财务管理工具联系起来的好处
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将非营利资助和财务管理工具联系起来的好处

布伦达·卡勒
2021 年 5 月 27 日

最有效的方法之一 非营利组织 提高效率和风险管理是通过整合独立但至关重要的技术工具,例如他们的赠款和财务管理平台。

例如,通过 Fluxx Grantmaker 等工具管理赠款和通过 Sage Intacct 管理财务报告的组织可以通过使用 集成工具包 两个平台都提供。

bc365备用网址集成帮助基金会和资助者解决项目官员和会计团队在不同平台上履行各自职责时出现的许多挑战。最常见的挑战是,如果没有集成,输入到一个平台的数据需要手动传输到另一个平台。

这种在系统之间导出和导入数据的过程需要花费一些时间,而这些时间本可以更有效地利用。此外,手动输入数据可能会导致错误,例如数字被调换,或在输入或上传数字时意外输入(或遗漏)数字。

维护单独的系统还需要会计团队协调两个系统生成的数据,以确保数据匹配。

更好的见解

相比之下,整合您的拨款和财务管理系统会带来许多好处,首先是更好地了解您组织的承诺和现金流需求。

例如,在授予赠款时,您的赠款工具中的相关数据(例如接受者的详细信息和财务承诺)会自动转移到会计系统,以便安排当前的付款。如果赠款跨越一年以上,则很容易预测未来的付款并预测对现金流和分配百分比要求的相应影响。

这有助于您的管理层和董事会一目了然地了解您在特定时期内捐赠了多少,以及您对下一季度和财政年度的资金承诺。您的组织能够做出更准确的预测,并为实现其分销目标和慈善责任做好了更好的准备。

此外,这些数据可以根据接收者的角色和偏好以各种报告和格式呈现。人们可以在他们最熟悉的任何系统中查看文本报告、图形、仪表板或自定义组合中的数据。

而且,由于数据是从一个系统实时传播到另一个系统,因此一个团队的成员无需联系另一方的同行来检查拨款的状态。您组织的财务人员可以立即查看他们工作的系统中的数据,项目官员可以向受益人更新赠款的状态,例如支票是否已安排或削减,而无需与会计团队联系。

更强的控制

集成这两个平台的另一个原因是它改进了您的控制框架和风险管理策略。由于数据实时同步,无需人工干预,补助系统中的数据在发送到会计系统后被更改的风险大大降低。同样,会计系统可以自动检测并拒绝缺少任何必需的受资助者信息、反映已过期或缺乏必要批准的计划的资助请求。

在两个平台上集成数据还提供了一个重要的单一事实来源,因为当项目官员和财务团队访问他们各自的应用程序时,他们可以确信他们看到的是最新和可靠的数据和预测。两个团队的成员都可以使用他们最熟悉的应用程序,并相信他们看到的分发和受让人数据是准确的。

易于集成

一些组织拒绝整合他们的赠款和财务管理工具,因为他们错误地认为这样做是一项复杂的工作。使用预先构建的集成工具包,这是一个简单的过程。

预构建的集成已经识别并映射了用于在系统之间传输数据的最常见字段。因此,在实现方面所需要做的就是确定您希望在两个系统中匹配的附加数据字段,然后集成将处理将数据从一个平台移动到另一个平台的工作。 (使用预建工具包的典型集成需要 4-6 周才能完成。)

这种方法允许相同的数据出现在两个平台中,每个系统都服务于其设计意图,使您的项目和财务团队能够更有效地执行其职能,并帮助您的组织更有效地扩展。

如果您有任何疑问或想了解有关集成系统的更多信息,请联系我们的 非营利组织 team.

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