版税审计如何加强您的底线和业务关系
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版税审计如何加强您的底线和业务关系

作者:凯文·盖伊 (Kevin Guy),琥珀·OMalley
2021 年 10 月 7 日

把钱留在桌子上从来都不是一件好事。然而,公司通常不执行特许权使用费协议,因为他们过于信任他们的被许可人,或者认为质疑他们会损害业务关系。

您永远不应该假设您的被许可人报告的数字是正确的。由于人为错误、道德失误、不同的商业惯例、对合同语言的误解或任何其他原因,他们可能会漏报。好消息是,您可以通过多种方式在不失去客户的情况下执行许可协议。

这是如何 版税审计 可以帮助您识别和收取欠您的额外版税,同时加强您与被许可人的关系。

什么是版税审计?

版税审计,也称为许可审计,是当您检查您的第三方被许可人以确定您是否正在收集您的品牌、专利或知识产权 (IP )。

例如,假设您将您的品牌、肖像或徽标许可给第三方,而他们每次生产和销售许可商品时都欠您版税。您如何真正知道被许可人正在为每件商品、每次都向您付款,或者您的知识产权投资受到您的被许可人的保护?

版税审计甚至可以跨越直接收入流。例如,他们可以帮助您确定销售是否在许可区域内、仅销售授权产品和/或服务、未添加新产品和/或服务以及许可协议确定的其他要求。

版税审计的好处

通过检查协议的细节,您不仅可以恢复可能会损失的收入,还可以制定程序以确保持续合规。这样做的好处包括:

  • 审计结果为您的底线增加了额外收入(我们的经验表明,被许可方在 75% 以上的情况下向许可方少报了版税)
  • 未来更强大的合规流程和报告准确性
  • 改进的合同语言,提供有关许可要求的清晰度和透明度,尤其是在存在语言障碍的情况下
  • 由于清晰、定期的沟通,许可方和被许可方之间的关系和信任得到改善(这有助于销售人员保留和维护客户关系)

为什么有些公司仍然不进行版税审计

公司不进行版税审计的主要原因之一纯粹是情绪化——他们不想冒犯他们的被许可人或其他业务合作伙伴。然而,版税审计只是确保准确跟踪程序到位的一种方式,使双方受益。

审计是一种预期和常见的商业实践,不必“摇摇欲坠”。事实上,许多协议都设立了允许审计的条款。在合同中使用这种语言将有助于消除对执行审计的任何犹豫。理想情况下,将预先建立定期的版税审计节奏,作为持续业务关系程序的一部分。

为什么你不应该延迟合同执行

如果您等待太长时间来审核和执行特许权使用费协议,您可能会损失大量收入,并通过对产品(可能在几年前发货)追讨利息和其他处罚而使原本良好的客户关系面临风险。

此外,许多特许权使用费协议都有审计条款,允许审计仅在声明发布后的一段时间内进行。如果您没有在该期限内宣布审计意向,您可能会错过识别损失和纠正潜在问题的机会。

报告问题的警告信号

更好地执行许可协议的第一步可以很简单,例如确定被许可人自行报告所欠版税时可能在何处或如何发生错误。与被许可人相关的常见错误包括:

  • 销售未经授权的产品
  • 许可产品与非许可产品的不当捆绑
  • 更改许可产品以规避合同条款
  • 分被许可人少报的销售额
  • 不正确的版税量计算
  • 对报告的销售额或费用应用不适当的汇率
  • 错误应用的转化率
  • 笔误,可能导致报告问题

在许多情况下,这些错误会以许可人可以识别的方式表现出来,例如:

  • 第三方未及时报告或迟到支付所需的特许权使用费
  • 基于销售渠道的不符合许可协议的付款
  • 与市场预期不符的付款
  • 付款与以前的付款历史或销售趋势不一致

尽管这些只是关键警告信号中的一小部分,但还有更多误报信号,特许权使用费审计将有助于发现这些信号。

版税审计成本和投资回报率

与版税审计相关的成本可能因范围和地域而异。但是,通常情况下,审计会揭示漏报的收入,这些收入超过了您的审计费用并提高了您的底线。

内部法律审查、会计和 IT 人员也需要成本来支持报告和合规工作。考虑修改您的合同,指定被许可人在报告不足的情况下支付审计费用。

实例探究

以下是两个简短的案例研究,说明了特许权使用费审计可以发现和实施的额外收入和节省:

一家硅谷公司聘请阿玛尼诺 (Armanino) 对一家拥有复杂报告系统的跨国被许可人进行版税审计。我们发现被许可人只是在获取销售数据时输入了不正确的参数,而忽略了某些分销渠道和地域。该公司收回了 268,000 美元的额外合法特许权使用费。他们还收回了全部审计费用,因为合同语言规定他们的客户支付审计费用。

在另一个恢复中,由于明显的语言障碍,客户/被许可人误解了协议中定义的“最终用户”一词,并错误地认为他们只负责报告销售给最终用户的单位,而不是销售给原始设备的单位制造商。使用远程会议工具,我们无需前往亚洲就可以进行彻底的审计,我们为客户收回了 82,000 美元。此外,全额审计费用由被许可人支付。

执行版税协议的最佳实践

起草包含可能的最佳语言的许可协议可能会很棘手,而执行它可能会更加艰巨,尤其是在协议的执行者不是发起者的情况下。以下是加强使用费协议执行的一些建议:

确保合同包含惩罚条款。 这包括利息和审计费用的支付。请务必了解您的协议条款并定期审查它们以消除语言上的歧义(诸如“立即”或“合理”的时间付款等术语应替换为引用的天数)。

开发一个更强大的被许可人数据库。 根据地理位置和规模等关键特征为所有被许可人和客户创建风险概况。通过对报告数据进行更频繁和深入的审计,识别并关注高风险的被许可人。

确保您可以识别和了解不合规的客户。 查看您的组织可以采取哪些措施来增加被许可人的合规性报告和/或通过监管渠道对可疑的非被许可人进行执法。

不断更新被许可人的报告义务和许可协议下适用内容的定义。 例如,维护一个 SharePoint 站点或门户,您的客户可以在其中查看合同协议。定期向您的被许可人发送电子邮件提醒,以查看这些协议的合规性,并每年重新确认合同的条款和条件。还提供被许可人违规的示例,以阐明协议中可接受的内容,例如什么有资格获得降低的特许权使用费率的示例。

聘请具有审计被许可人和识别问题经验的外部顾问。 专业的第三方可以通过执行版税审计、审查潜在问题的合同和提供建议来支持您的工作。在您和您的客户之间安排第三方专家也有助于您保持与他们的关系。

采用围绕许可的持续改进计划。 应用持续改进的方法来沟通、获取和审计协议规定的应收特许权使用费。

保持健康的底线

无论您是在谈判新合同还是监控现有合同,保护您的品牌、专利或知识产权都至关重要。通过审核您的被许可人并加强协议的执行,您可以收回少报的收入,减少向第三方支付的金额并改善您的业务关系。

要详细了解版税审计如何帮助您从许可协议中获得全部价值, 联系我们的专家.

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