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简单的错误如何使您的公司面临风险

大卫·罗伯茨
2017 年 10 月 31 日
今年早些时候,加州律师被州律师协会指控多项不当行为,包括三项未能将客户资金保存在客户信托账户​​中的罪名和三项挪用公款罪,此外还未能及时公布其客户的档案和混合。有问题的金额为 966.88 美元。承认她糟糕的会计技能导致她的分类账余额与实际客户信托账户​​余额之间存在差异,该律师面临两年的停职和三年的缓刑。

令人震惊的不是涉及的资金数额很小,也不是会计不规范造成的严重后果。令人震惊的是,这种情况远非不寻常。浏览任何州律师纪律报告或法律期刊,您会发现许多客户信托账户​​疏忽、不当行为、混合和其他违规行为。

原因?律师和他们的公司没有采取适当的措施来确保客户信托账户​​的正确会计规则得到遵守。作为一名律师,您的工作是充当客户资金的受托人。这意味着您最终要负责,即使您的会计人员未能严格遵守客户信​​托账户​​的州律师规则。

会计师不是律师,反之亦然

你可能没有进入法律领域,因为你对会计感兴趣。您的会计人员和/或注册会计师不太可能是法律行业专家。客户信托账户​​的问题就在于此:律师不想成为会计师,而会计师不熟悉州律师法规的细节。例如,加利福尼亚州律师协会关于客户信托账户​​的手册长达 100 多页。 这就是为什么可能没有适当的程序来防止违反信托账户的原因。律师和会计人员通常不明白客户信托账户​​必须与其他商业账户区别对待。即使您使用的银行也可能不了解适用于信托账户和律师信托账户利息 (IOLTA) 的所有规则。

常见的会计错误

当律师或他或她的会计人员不了解所有规则,并且没有足够的知识监督时,很容易发生无辜的错误或不正确的会计流程。一些常见的错误是:
  • 缺乏每个客户的详细记录:您的公司必须能够使用银行创建的记录(例如报表和已取消的支票)以及您的所有存款和付款记录来跟踪每笔客户交易。这些记录必须说明每个客户在任何给定时间在您的信托账户中的金额。
  • 未能正确核对信托账户:与普通企业账户不同,使用客户信托账户​​,您的公司需要将365app客户余额与整体账户余额进行核对。您需要确认银行余额与资产负债表上您的信托责任账户中的余额一致。如果存在下落不明的短缺或剩余资金,则属于违规行为。
  • 未能及时支付或移除资金:在律师费收入后延迟取消或不及时向客户支付资金都可能是违规行为。您的会计人员可能不理解,一旦案件解决,钱就不能留在账户中。
  • 调整不当:与普通银行账户的会计核算不同,进行调整以核对余额可能是违规行为。例如,假设您的公司有一个 400 万美元的信托账户,在银行对账后,您或您的会计人员进行了 12,000 美元的调整,认为这不是重大调整。这是一种违规行为,因为每个客户的每一分钱都必须用信托账户中的资金进行核算和核对。
不要等待状态栏调用

未能严格遵守规范处理客户信托账户​​的规则的律师及其公司可能会受到州律师协会的纪律处分,包括暂停甚至取消资格。显然,赌注很高,这就是为什么假设您的公司是否正确遵守客户信​​托账户​​法规是一场危险的赌博。

为避免错误,请具有法律行业专业知识和律师事务所会计要求特定知识的独立第三方对您的信托账户和相关会计实务进行审查。根据调查结果,您可以更正当前流程中的任何错误或遗漏,以确保您的公司没有违反客户信托账户​​规定。这将帮助您远离纪律报告和法律期刊新闻。

2017 年 10 月 31 日

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